정보 수집과 정보 공유의 효과
지금 우리가 살고 있는 21세기는 이미 정보화사회를 지나 본격적인 '정보사회'로 진행되고 있으며, 직장 내에서의 실천 가능한 정보가 조직은 물론 개인의 경쟁우위 요소로 인식되고 있다. 정보사회에서 모든 지식 혹은 부(wealth)의 원천은 바로 정보에 기인하기 때문에 전자매체인 '컴퓨터'와 정보의 바다 '인터넷'에 익숙한 사람에게 성공의 기회가 주어진다. 정보사회에서는 종래의 공간적 장소에서 형성되는 일반 시장과는 달리 또 다른 차원의 시간 및 공간을 이용한 전 자상거래 집단이 형성될 것이고, 경제활동에 있어서는 '수확체감의 법칙' 이 아니라 '수익체증의 법칙'을 경험하게 된다.
지금까지의 산업사회에서는 자원의 가공 및 제조가 중심 되는 '산업경제'였으나, 정보사회에서는 정보 혹은 아이디어가 중요시되는 '지식기반경제'로 전환된다.
따라서 고객을 만나 정보를 수집하고 고객 욕구를 파악하여 그에 알맞은 서비스를 제공하는 일이 무엇보다도 중요하다. 물론 이와 같은 일을 하고 있는 것은 자신의 직장만이 아니기 때문에 방심하다가는 자칫 경쟁자에게 고객을 빼앗겨 버릴 위험이 있다. 따라서 고객정보를 정확히 수집하여 그에 부응한 좋은 서비스를 제공 하지 않으면 안 된다.
우체국이라는 조직도 성과나 이익 없이는 생존할 수 없으며 그것은 바로 고객정보에 의해서 좌우된다. 그런데 때로는 정보홍수로 인해 혼란이 생기면 어떤 정보가 중요하고 어떤 정보가 필요 없는가에 대한 판단이 흐려질 가능성이 있다. 이와 같은 상황에 대비하기 위해 직원은 자신의 목표가 무엇이며 어떤 정보를 필요로 하는가를 정확히 파악하고 그 정보가 업무를 수행하는데 도움 되는가를 판단하여야 한다. 직원은 꼬리에 꼬리를 물고 돌아가는 정보의 소용돌이 속에서 보다 확실 하고 참신한 정보원을 찾아내야 한다. 최대의 정보원은 아마 현재의 직장, 즉 우체국일 것이다. 물론 다른 분야에 종사하고 있는 사람들의 정보도 잘 활용해야 한다. 특히 30대 후반 이상의 사람들이라면 동급생들이 각 분야에서 나름대로의 지위를 차지하고 있을 것이며, 또한 동창회 명부를 관찰하면 놀랄 만한 정보망을 형성할 수 있게 된다.
우체국과 관련된 정보를 얻는데는 자신의 동료도 훌륭한 정보원이 될 것 이며, 최신 용어나 각종 통계 등 자료가 가득한 책도 귀중한 정보원이 된다. 특히 통계 및 숫자를 기억해 두었다가 고객 상담에 인용한다면 상대방에게 강한 신뢰감을 줄 것이다. 우체국 직원들은 매일 쏟아져 들어오는 각종 정보를 철저히 검토할 필요가 있으며, 또한 발밑의 정보 하나라도 놓치지 않도록 주의해야 한다. 새삼스럽게 말할 필요도 없이 경영 환경은 급속도로 변하고 있다. 세계는 점점 좁아지고 있으며 변화의 속도 또한 나날이 빨라지고 있다.
오늘날 현대인에게 컴퓨터가 중요한 수단으로 여겨지는 이유는 종전에는 신문이나 잡지를 통해 접할 수밖에 없었던 각종 정보를 컴퓨터, 특히 인터넷을 통해 빠르게 전달받을 수 있을 뿐만 아니라 전자매체는 물리적 장애마저 제거해 주기 때문이다. 그래서 우체국 직원은 고객에게 충실한 서비스를 제공하기 위하여 누구보다도 정보 취급에 익숙할 필요성이 있다. 정보는 옛날이나 지금이나 항상 존재했음에도 불구하고 오늘날 새삼스럽게 가치 있는 것으로 평가받는 이유는 무엇인가. 그것은 지금까지 많은 정보가 있었지만 정보의 가치를 창출할 수 있는 이용기술이 제대로 개발되지 않아 필요한 때에 활용할 수 없어 사장되어 버리는 경우가 많았기 때문이다. 다행히 컴퓨터 및 통신기술의 혁명적 발전으로 말미암아 정보의 축적 · 처리 · 전달 능력이 획기적으로 증대되면서 정보의 가치가 급부상하였다. 농업사회에서는 농작물이, 공업사회에서는 상품이 가장 중요한 것으로 여겨졌으나 오늘날에는 정보가 가장 중요한 것으로 인식되고 있다.
정보를 잘 활용하면 엄청난 효과를 갖게 되는데, 우체국의 경우 다음과 같은 것이 있다.
첫째, 정보 공유를 통하여 우체국 직원에게 문제 해결의 주체라는 인식을 심어준다.
둘째, 우체국의 고객에 대해 질 좋은 서비스 제공이 가능하다.
셋째, 우체국 직원 간에 원활한 정보 교류는 업무 추진을 신속하게 한다.
넷째, 유용한 정보는 더욱 많은 정보를 재생산하여 우체국 발전에 도움을 준다.
그런데 우체국내에서 정보를 사유화하거나 독점할 경우 정보의 가치는 그만큼 감소될 것이다. 따라서 정보의 독점과 비밀 유지는 가급적 배제되어야 하는데, 여기서 정보를 알아야 할 사람에게 알 리지 않는 것이 '독점'이고, 정보를 알아야 할 직원의 범위를 미리 정해 놓는 것은 비밀 유지'에 해당한다.
정보의 공유화를 통해 우체국의 경쟁력을 높여야 할 것이고, 그에 있어서 상사인 리더는 항상 선도적 입장을 취해야 한다. 그런데 다른 사람으로부터 정보를 얻고자 한다면 먼저 자신이 갖고 있는 정보를 독점하지 말고 기꺼이 함께 나눌 줄 알아야 한다. 정보의 공유는 조직의 충성심을 형성할 뿐만 아니라 원활하고도 광범위한 의사소통 채널을 만드는데 도움을 준다. 특히 상사인 리더는 직원으로 하여금 의견을 기꺼이 내놓도록 자극하여야 하고, 그렇게 하기 위한 방법의 하나로서 먼저 자신이 모범적이어야 할 것이다.