팀원 활동은 6시그마의 꽃
6시그마 과제 추진에 주어진 시간은 3개월
가장 먼저, 짧은 기간 동안 체신청 과장(챔피언)으로서 해결해야 할 문제가 무엇인지 등 현장에서 나오는 목소리를 듣는 것이 중요하다고 판단하고, 그렇게 하기 위해서는 팀원의 구성과 활동이중요하다고 생각되었다. 체신청 전자우편 담당을 비롯한 현업 주요 3국의 실무진으로 팀원을 구성하고, 매주 화요일 지도위원과 함께 팀원회의를 개최하였다. 브레인스토밍을 통하여 도출된 문제점에 대하여 분석하고 조사하여 개선사항을 도출하는 등 팀원 활동은 6시그마 과제를 추진하는데 가장 의미 있었던 시간들이었다. 특히 팀원들로부터 현업에서 느끼는 각종 의견들과 문제점들을 직접 접하고 보니 챔피언으로서 6시그마 과제를 추진하게 된 보람과 사명감을 느끼는 데 부족함이 없었다.
팀원회의를 통해 전자우편 활성화를 위한 현업의 문제점을 알게 되자 이를 하루 빨리 개선∙보완하여 현업에 도움을 주고 싶었다. 시급한 건 마케팅을 위한 각종 자료의 부재였다. 전자우편 내용 샘플과 전자우편 이용업체 제공을 위한 주소록이 너무나 필요하다는 것이다. 이를 해결하기 위해 샘플북을 조제해 주고, 내용문 샘플과 주소록 샘플, 제안서, 기타 자료 등을 파일로 공유할 수있도록 지식기반망에「헬퍼모임방」을 개설∙운영하였다. 또한 팀원의 도움으로 인터넷에서 주소록을 다운받을 수 있는 주소록 만들기 프로그램도 개발하여 보급하였고, 이 프로그램을 활용하여약 50여종의 기관(단체) 및 사업체의 주소록도 게시하여 주었다.
또한 우리 청의 특성을 잘 살린 교직원 인사 시기 경조우편카드를 쉽게 접수할 수 있는 프로그램도 개발∙보급해 주었다. 이 프로그램의 보급으로 현업의 업무 경감은 물론 인건비 절감까지 가시적인 효과를 보았다.
이외에도 전자우편 접수 방법 및 파일 변환 방법에 대한 매뉴얼을 작성하여「헬퍼모임방」에게시하여 누구든지 찾아 볼 수 있게 하는 등 현업의 원활한 업무 수행이나 마케팅에 도움 되는 일이라면 찾아서 체신청 차원에서 할 수 있는 일은 다해 보았다.
우리 청에서 해결할 수 없는 개선안에 대하여는 본부에 개선을 요구하여 본부에서도 문제점을인식하고 검토할 수 있는 기회도 제공하였다.
현업의 업무 경감과 인건비 절감
6시그마 과제 추진…. 3개월의 짧은 기간이었지만 이번 기회에 현업 직원의 애로사항을 해결해 보고자 마음먹고 매주 팀원회의를 통해 현업의 문제점을 알아내고 청에서 우선적으로 해결할 수있는 사항부터 개선하다 보니 전자우편 매출 증대와 마케팅에 큰 도움이 되었다는 현업 직원들의감사인사를 자주 접하면서 뿌듯한 마음과 보람을 느꼈다.
바쁜 중에도 매주 팀원회의에 빠지지 않고 적극적으로 참여하여 의견 제시와 자료의 수집, 그리고 프로그램을 개발하는 데 많은 노력을 기울여준 팀원들에게 진심으로 감사의 마음을 전하고싶고, 앞으로도 지속적인 사후관리에 힘써서 더욱 발전된 과제가 되도록 노력하고 싶다.