정보통신부, 지식 네트워크 운동 전개
정보통신부는 '정보통신 일등 국가 건설'의 초석이 될 정보통신지식 네트워크 운동을 지난 10월부터 실시하고 있다. 지식 네트워크 운동이란 국가 정보통신 정책 관련 지식정보의 통합을 통한 공유 개념으로 향후 유관기관과의 지식벨트 구축을 목표로 하고 있으며, 이에 따라 이번에 선보인 「IT!OK(Innovation Through Open Knowledge) 시스템」은 IT839 전략 추진 경험담, 국제협상 사례 등 업무 노하우뿐만 아니라 정보통신 산업 및 기술 동향 등 IT 전문지식들을 대상으로 하여 정통부에서 필요로 하는 지식정보 총 400여종을 통합 · 관리하게 돼 조직원들의 정책 경쟁력과 업무 효율성 향상이 기대된다.
그동안 정보통신부 지식관리 체계는 2001년 결재문서 · 연차보고서 · 백서 등 정형적 지식정보의 축적 · 활용 단계에서 출발하여 2004년 정책관리시스템(GPLCS)을 활용한 주요 정책별 이력관리와 추진 실적 및 일정관리 단계까지 발전하였다. 그러나 정통부에서 획득 · 관리 · 축적 · 활용해야 할 지식의 종류 총 400여 가지 중 GPLCS · KMS게시판 등에서 관리되는 지식은 200여개에 불과하고 나머지 200여개는 개인의 머리 속에 있거나 PC에 저장되어 활용되지 못하고 소멸되고 있는 실정이었다. 또한 정통부의 2003년 정보화수준평가 「지식정보자원역량」 부분 분석 결과에서 도 비정형적 지식의 디지털화가 취약하여 지식 공유 활성화 및 조직 구성원간의 원활한 의사 소통이 문제점으로 지적된 바 있어 이번에 개개인이 보유한 지식들을 체계적으로 이끌어내 고 관리함으로써 지식들을 타인과 공유하고 활용할 수 있도록 시스템을 구축하고 제도화 하게 된 것이다.
추진 방향
금년은 지식공유 단계로 지난 9월에 파일럿시스템을 운영하여 문제점 개선 및 요구사항을 반영하였고, 지식의 체계적인 정리와 저장으로 필요한 지식을 신속하게 획득 · 활용할 수 있도록 10월부터는 「지식모으기 캠페인」을 전개하는 등 커뮤니티 · 사이버컨설팅을 통해 자발적인 지식행정 참여문화를 확산하고 있다.
2005년도는 지식품질향상 단계로 지식기반 행정활동을 위한 전문가를 발굴하여 우대하도록 하며, 사이버화폐제도를 통한 지식자산평가 및 보상을 하도록 하고, 주기적인 지식 Refresh를 통한 지식 정제를 하고자 한다.
이어서 2006년도는 창조적지식창출 단계로 조직 내 핵심역량을 기준으로 지식을 재정립하고 새로운 가치가 창출될 수 있도록 업무 프로세스와 지식 프로세스를 통합코자 한다.
관리 대상 지식
이 시스템의 관리 대상 지식으로는 부내 업무 수행 중 생성되어 공유 · 활용가치가 높은 정책 수립과 관련된 지식과 업무 처리와 관련된 지식 그리고 직원 · 부서의 경험 및 노하우를 대상으로 한다.
「지식함」은 공통 부문으로 업무도우미 · 동향자료 · 통계자료 · 부내관련 · 정보시스템 · 생활상식으로, 업무 부문은 정보화 · 정보통신정책 · 정보통신진흥 · 전파방송 · 국제협력 · 우정경영일반 · 우편 · 금융으로 구분하였다.
지식정보공유 지원시스템의 「사이버컨설팅」에서는 업무 중 발생하는 의문사항을 직원 상호간 질의 · 응답으로 해결하여 조직원 개개인의 문제 해결을 능력 항상시키고 정보통신부 전체의 경쟁력과 업무 능률성을 제고하고자 한다.
「사이버카페」에서는 조직 내 구성원이면 누구나 손쉽게 커뮤니티를 개설하고 독립적인 회원관리 및 게시판 · 자료실 기능을 지원함으로써 자유로운 지식 창출을 유도할 수 있도록 관심 분야에 대한 편리한 정보를 획득하고 업무 수행 관련자들이 협업할 수 있는 창구를 제공하며 친목 도모의 동호회 활동을 위한 장으로 마련하였다.
「사이버학습」에서는 직원들의 관심 분야에 대한 정보 획득과 직무 역량 향상을 도모하고 자기계발의 기회를 부여하고자 하며, 건강 · 외국어 · IT · 사이버 정보통신공무원교육원으로 구성되어 있다.
「북 다이제스트」에서는 일상에 바쁜 조직원들에게 유용한 지식과 정보의 제공 및 양질의 도서를 고르는 길잡이가 되게 하고자 인터넷을 통한 도서요약본 제공 시스템을 이용하여 전문가들이 추천하는 신간 도서들의 핵심 내용을 제공하 고 있다.
지식의 보존 및 폐기는 지식관리운영 부문은 반기별로 2년 이상 등록된 지식에 대하여 검토 후 보존 또는 폐기할 수 있도록 하였으며 ,「IT!OK 시스템」은 무엇보다도 지식관리활동에 대한 파격적인 인센티브가 있다. 조직원들의 모든 지식관리활동은 마일리지로 적립되어 분기마다 자신의 마일리지만큼 현금화하여 직접 보상받게 된다. 지식등록 · 지식질문 · 지식답변은 각각 100점이, 지식평가는 0~40점이 주어진다.
정보통신 지식벨트의 구축
정통부는 향후 한국전산원 · 정보통신연구진흥원 등 소속 · 산하기관과 함께 「정보통신 지식벨트」를 구축함으로써 IT!OK 시스템을 명실공히 정보통신 정책 · 기술 · 전문가 · 정보 연계의 지식허브로 발전시켜 나갈 계획이다.
앞으로의 기대효과는 첫째로, 그동안은 지식의 외부 Source에 대한 의존이 많았고 정보 획득을 위하여 과다한 시간을 투자하였으나, 이 시스템의 운영으로 내 · 외부 지식의 체계적인 관리와 업무지식 획득을 위한 투자시간의 최소화로 업무 생산성의 향상을 이룰 수 있게 된다.
둘째로, 지식 대부분이 개인 PC에 저장되어 있고 그룹웨어의 취약한 저장 기능으로 지식 활용이 어렸웠으나, 체계적인 지식의 통합 저장과 저장 용량 증대를 통해 지식의 자산화를 이룰 수 있게 된다.
셋째로, 인력 이동시 업무 공백과 유사자료의 반복 · 중복 재작성 그리고 체계적인 업무기술의 업데이트 부재로 업무의 효율성이 떨어졌으나, 이제는 인력 이동시의 업무 공백을 최소화시키고 기존 지식 자료의 재활용과 체계적인 업무기술의 업데이트가 가능해질 것으로 예상되어 효율적인 지식관리와 지식 공유를 통한 업무 효율성이 증대될 것으로 보여 진다.
또한 이러한 시스템의 운용으로 단축되는 정보 검색 및 업무 처리 시간을 일일 30분으로 가정하면 연간 250억 원 이상의 절감 효과가 있을 것으로 기대된다.