우편사업이 경쟁 사송업체에 비해 가장 취약한 분야는 우편물의 정보화인 것 같다. 1980년대 일본 택배시장에서 일대 혁명을 일으킨「구로네코」 특송회사를 보아도 그 혁명의 원리는 단순하다. 송달물품 정보를 속속들이 전산화하여 관리한 것이다.
등기우편물 처리는 철저한 수작업 위주의 복잡다단하고 부담이 큰 업무임에 틀림없다. 일부 우체국을 제외하고는 접수부터 배달 처리까지 낱낱이 손으로 기록하고, 통계 및 관리정보의 산출에도 많은 인력과 시간이 소요되고 있다. 이러한 인력과 시간의 과다한 소요는 우편사업의 경영합리화에 압박 요인이 되고 있으며, 특히 부달 또는 지연배달시 등기우편물 종적조회에 있어 이용객으로부터 많은 민원이 제기되고 있는 실정이다.
우리 나라의 우편 이용 특성상 등기우편 이용률은 외국에 비해 상당히 높은 편이다. 전체 우편물을 기준으로 할 때 등기우편물의 비율은 미국의 경우 0.2%(약 3.5억통). 일본은 1.4% (4.6억통)에 지나지 않으나 우리는 약 5%(1.6억통)에 이르고 있으며, 외국의 경우 등기우편물이라고 하더라도 특별한 경우외에는 접수와 배달 과정만 기록관리하여 간편하게 취급하고 있다.
등기우편물 이용률의 과다와 우편의 신뢰성간에는 역함수 관계라는 말도 있지만. 과도하게 높은 이용률과 우리나라에서만 특이한 전 취급 과정의 기록관리 요구는 그 동안 등기업무의 전산화 추진에 가장 큰 부담으로 작용해 왔다.
이번에 추진하는 국내등기우편업무의 전산화는 이와 같은 우리의 특이한 우편 이용 특성을 감안하여 업무의 전산처리와 우편사업의 정보화를 위한 밑그림으로서 의미가 큰 사업이라고 볼 수 있겠다. 등기업무의 전산화는 현업에서 보면 그 동안 처리해 왔던 수작업 관행에 종지 부를 찍고 새로운 작업 관행을 설정하는 것으로서, 우편업무의 발전에 매우 큰 혁명적 변화를 주게 될 뿐만 아니라 관리자나 이용객에게도 편리한 도구를 제공하게 될 것으로 예상된다.
추진 경과
국내등기업무의 전산화를 위해 지난 1990년 부터 약 2개년에 걸쳐 국내등기우편물 추적관리시스템을 개발하여 1993년 11월부터 약 1년 간 시험운용을 하였다.
이 시스템은 종적조회를 목적으로 개발된 것이나 후선 및 관리 부분에 컴퓨터가 보급되지 않아 작업 능률의 향상에 기여할 수 없어 운용을 중단하게 되었다. 이와 같은 문제점을 해소하면서 발전된 전산기기의 보급 등 새로운 전산망 구축 환경에 맞추어 등기전산시스템을 개발키로 하고 1995년 10월 전담사업자인 (주)데 이콤과 개발계약을 마쳤으며. 1996년 8월부터 현업 직원 및 체신청 전산 운용요원들과 수차례에 걸쳐 수정보완작업을 하여 현재 시험 검증단계까지 이르게 되었다.
개발 방향
등기업무 전산화 기반에 중점을 두었거나 고려했던 사항 중 주요한 방향은 다음과 같다.
전국내 취급업무의 전산화
종전에 수작업으로 해오던 등기우편물의 국내업무를 종적조회뿐만 아니라 창구업무나 후선의 작업까지 모두 전산화하여 앞으로 전산단 말기에 의하지 아니하고는 등기업무를 취급할 수 없게 하였다.
송달증 및 배달증의 자동작성
접수된 우편물의 정보에 의하여 송달증 작성과 배달증이 자동 작성되게 함으로써 마감시간이나 배달시간에 쫓겨 촉박하게 진행되던 작업에 여유가 생기게 하였다.
우편물 정보의 전산망을 통한 전송
우편물에 대한 정보를 우편전산망을 통해 전송하여 도착국에서 미리 작업에 대비할 수 있도록 하였다.
일일결산 등 전산정보 효과의 극대화
각 단계별 우편통계, 종적조회 등이 가능케 하고 관리업무를 단순화하였다.
우편전산 발전방향과의 연계성 고려
개발중인 만능창구, 자동우편창구와 호환성을 확보하고 앞으로 개발할 업무인 GIS 및 GPS등과 연계한 배달시스템을 개발할 계획이다.
전산 환경
우편전산망은 국산 주전산기 Ⅱ(타이컴), 감독국 서버와 단말기는 펜티엄으로 분산시스템을 구성하고 문자 · 그림 · 도형 등으로 화면처리기법(GUI: Graphic User Interface)을 구현하여 사용자가 쉽게 접근토록 하였다. 또한 도스에서 윈도우 환경으로 바꾸어 개발자 및 운용자 위주의 시스템이 아니라 사용자가 용이하게 운용하도록 개발하고, 입력항목을 신속히 하기 위해 우편물이 점차 대형화 · 중량화되는 추세에 맞춰 휴대용 바코드리더와 일반 바코드리더를 보급키로 하였다. 한편 우편물 종적조회 및 자료 관리의 효율성을 위해 감독국 서버에 관계형 DB를 채택하였고, 다른 전산망과의 연계 및 회선사용료 등의 절감을 위해 초고속정보통신망과 전화회선으로 변경하였다.
분야별 전산화 개발내용과 업무처리 흐름
전체 업무 개요
국내등기우편 전산체계를 개관하면, 접수창구에서 접수된 정보 내용이 우편물의 흐름과 동 일하게 전달되며 송달증 · 배달증이 자동 작성 되고, 종적조회 및 각종 관리 통계업무가 신속 하고 간편하게 제공되는 데에 그 특성이 있다.
접수단계에 입력된 정보 내용에 따라 송달증이 자동 출력되며. 중계국 · 배달국간 정보와 물량 흐름이 최초 접수정보를 그대로 활용하여 업무처리가 가능하므로 작업 부담이 크게 경감 되고, 매 단계별 우편물 종적과 통계자료를 센터에서 관리함으로써 정보의 활용이 극대화되도록 하였다. 특히 그 동안 많은 민원이 야기 되었던 종적조회가 어느 우체국에서나 즉시 가능하도록 정보관리에 힘써서 서비스 신뢰도의 증진에 기여하도록 하였다. 또한 각 단계별 일계 및 통계보고서가 자동 작성되므로 관리업무에 간편을 기할 수 있게 되었다.
창구접수 분야
□업무처리 흐름
단말기와 부가기기를 이용하여 주소 · 중량 등 관련 정보를 입력하면 자동으로 요금이 계산되고, 수령증 · 수수부(송달증) · 통계자료 접수원부가 출력되며, 관련 정보는 감독국으로 전송된다.
□ 주요 전산화 내용
· 단등기 · 연등기 우편물 접수 : 바코드로 된 접수번호, 주소(우편번호), 기타 부가취급 내역을 입력하면 해당 우편물의 요금 계산과 수령증이 자동 출력되며, 다량고객이 디스켓으로 발송 내역을 접수하면 디스켓에 기록된 접수 내역을 읽어 처리한다
· 편별 마감 및 송달증 작성: 접수된 우편물을 편별로 정리하여 PC에 있는 자료를 구분하여 송달증을 도착국별로 자동으로 출력한다.
· 송달자료 생성 및 업무마감: 접수된 우편물의 내역을 배달국(감독국은 후선)으로 전송 할 수 있도록 생성하고, 접수창구별로 우편물 내역을 통합하여 접수원부 및 일계표가 작성되어 통계자료화 된다.
발송 및 중계 분야
□업무처리 흐름
접수자료를 이용하여 송달증을 자동 작성하여 우편물을 발송한다.
중계국은 자국 배달분을 제외한 중계우편물을 최종 배달국별로 송달증을 자동 작성하여 우편물을 발송한다.
□주요 전산화 내용
발송국에서는 사전 입력된 송달지역 정보에 따라 송달증이 자동 작성된다.
중계국은 도착된 우편물자루를 개낭한 후 송달증번호를 입력하여 사전 통보된 송달 내역과 대조 확인할 수 있다. 자국 배달을 제외한 중계우편물은 입력정보에 따라 배달국별로 송달증을 자동 작성한다.
중계국의 발송 관련 정보는 배달국과 전산센터에 전송되고、오송 등 비정상적으로 처리되는 우편물은 그 내역을 등록하여 처리할 수 있다.
도착 및 배달 분야
□업무처리 흐름
도착한 자루를 개낭한 후 송달 관련 정보와 우편물의 대조 확인을 거치고. 배달증을 자동 작성하여 배달한 후 그 결과를 입력하여 종적조회에 활용할 수 있다.
□ 주요 전산화 내용
도착 송달증번호를 전산입력하여 그 내역을 우편물과 대조 확인하고, 편별 도착자료를 사전에 확인할 수 있어 인력 배치에 활용할 수 있으며. 편별 마감에 따른 인수인계 및 잔고관리에 정확을 기할 수 있다.
배달구별로 입력된 정보에 따라 배달증과 배달원부가 자동 출력되며, 배달 완료 후 배달 결과를 입력하면 센터에 내용이 DB로 구축되어 종적조회가 어느 우체국에서나 가능하다.
주소불명 등으로 인한 집배국 구분불능 우편물은 자료를 확인하여 집배구 내역을 등록할 수 있고, 관내국 중 집배업무 수행 관서는 해 당 우체국 배달자료를 감독국으로부터 수신하여 배달업무를 수행할 수 있다.
종적조회
배달 결과를 전산입력하면 접수국 또는 배달 국에 관계없이 전산소에 DB화되어 있어 어느 우체국에서나 우편물번호의 입력으로 종적조회가 가능하게 되었다.
기타 관리 분야
국내등기우편물 전산화의 효율적인 · 활용을 위하여 우편에 필요한 각종 정보사항을 수록, 업무 효율을 높였다.
· 우체국 코드: 전국 모든 우체국(취급소 포함)의 우체국기호(E엔 기호) 및 우편용 국기호
· 우편번호: 전국의 우편번호
· 사용자정보: 업무의 보안관리를 위해 사용자의 ID를 입력하여 담당자 변경시 사용
· 우편요금 및 수수료: 우편물 종류(통상-소포 · 빠른 · 보통)별로 우편요금 및 수수료
· 기타: 송달지역 관리, 집배구 관리, 배달지역 관리, 전화번호 등록 등
추진방향 및 당부사항
우편업무는 노동집약적인 업무 특성으로 전산화의 효과가 다른 업무에 비해 미흡한 면이 있지만, 컴퓨터 및 통신기술 등의 발전으로 이제는 대부분의 업무 전산화가 가능해지고 있다.
현재 국내등기업무의 전산화는 소프트웨어 개발을 마무리하여 시험 검증을 진행중에 있으나, 운용자 입장에서 편리하게 이용할 수 있도록 보완작업을 병행하고 있다. 시험검증을 마무리한 후 전면 실시할 경우 예상되는 문제점과 초기 개발단계의 우편전산망 안정 문제를 고려하여 12월부터 국내특급업무에 우선적으로 적용할 예정이며, 업무적용 진척상황 등을 고려하여 빠른등기통상, 소포업무까지 확대한 후 점진적으로 등기업무 전반으로 확대할 계획이다.
국내등기업무의 전산화는 1일 65만건에 달하는 방대한 업무량을 처리하고 전국적으로 3,500여개의 우체국을 전산망으로 구성하여 운용하는 국내 최대의 전산사업이다. 따라서 업무 운용과 관련하여 현업 직원들의 협조를 몇가지 당부하고자 한다.
첫째, 단말기 조작 능력의 배양을 위해 종사원들의 노력이 절대적으로 필요하다. 접수단계뿐만 아니라 배달단계에서도 그 결과의 통보를 위해서는 수취인 확인 여부까지 입력이 필요하므로 이제 등기업무 접수 관계자 여부를 떠나 우편업무 종사자는 최소한의 단말기 조작에 있어 어려움을 느끼지 않도록 했으면 하는 바람이다.
둘째, 각종 관리정보의 현행화에 최선을 다해야 한다. 송달증 · 배달증의 자동 생성을 통한 업무 경감과 인력 추가 소요를 방지하기 위해 서는 각 국별로 송달지역 · 배달지역의 관리정보 현행화가 필수적이다. 잘못된 정보를 입력 하면 오구분과 자료 확인 등에 많은 시간이 소요되어 전산화의 효과가 경감된다.
셋째, 전산화의 시행에 있어 조급하고 성급한 기대나 불만은 절대 가지지 말았으면 한다. 시험검증 단계에서도 드러났지만 이번에 개발된 시스템의 안정화를 위해서는 여러가지 보완이 뒤따라야 하고 어느 정도 시간이 필요하다. 조작 또는 작업단계에서 작은 에러가 발생하였다 하여 업무 전산화에 대한 실망이나 불평을 가지는 것은 앞으로의 사업 발전에 아무런 도움이 되지 못하다는 점을 인식하여 주어진 단계마다 최선을 다하는 자세가 필요하다.